home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / phone / cc33a / clients.hlp (.txt) next >
Clarion Help  |  1992-05-18  |  12KB  |  232 lines
  1. _4MAIN    
  2. Enter your name on the first line.
  3. (Or any name you'd like).
  4. Enter your company name on the second line.
  5. (Or any name you'd like).
  6. The information you type here will used for report
  7. headers and screen titles.
  8. You may change this information at anytime from the
  9. Options Menu
  10. <ESC> Return To Program
  11. <Enter> Main Help
  12. .MAIN    
  13. From All Screens:
  14. .  Help
  15. From View Tables:
  16. .  Search Notes Page
  17. .  Record Filter
  18. ALT+C
  19.  Copy Highlighted Record
  20. GRAY+
  21.  Add Records In Batch Mode
  22. INSERT
  23.  Add Records One by One
  24. DELETE
  25.  Delete Highlighted Record
  26. ENTER
  27.  Edit or View Highlighted Record
  28. From Data Entry Form:
  29. .  Look Up Zip Codes (zip code field) 
  30. .  Look Up Area Codes & Zip Codes
  31. ATL+M
  32.  Data Form Menu
  33. From Notes/Letters:
  34. .  Print Notes/Letters
  35. Notice to Mouse users: All menu selections and items that are enclosed in  
  36. [ ] are active. Use the left button to call function
  37. and right button to go ESC.
  38. DFORM_3  
  39. CFORM_4  
  40. RMAIN    
  41. Adding Records To Clients & Contacts
  42. From any View Table press [INS] single record or Gray+ batch mode.
  43. You may use as many or as few of the data entry fields as you would
  44. like.
  45.  If you do not use the "Company" field or the
  46. "First & Last Name" field your record will not appear in the View
  47. Table.
  48. Records are saved automatically when the Enter Key is pressed on the  
  49. last field or by pressing [control + enter] from any field.
  50. Use [page down] to move through the three data entry forms. Or press  
  51. ALT+M to select a data entry form from a menu.
  52. DELETING RECORDS * CHANGING RECORDS * RETURN TO MAIN HELP MENU
  53. AFORM_1  
  54. DFORM_3  
  55. CFORM_4  
  56. MMAIN    
  57. THE DATA ENTRY FORM
  58. ADDING RECORDS:
  59. Press INS or Gray+ from a View Table and the Data Entry Form will pop up.  
  60. You will now be able to add records to your database.
  61. After each record is completed it is automatically saved and a blank  
  62. record is displayed. When you are finished adding records press ESC
  63. to return to the View Table.
  64.   CHANGING RECORDS:
  65.   Highlight the record to be changed. Press Enter. The Data Entry Form will
  66. display the record to be changed. Make any changes you'd like.
  67. Press Control Enter to save changes, and return to the View Table.
  68. Press Control Esc to abort changes and return to the View Table.
  69.   DELETING RECORDS:
  70.   Highlight the record to be Deleted. Press the Delete Key.
  71. The Data Entry Form will display the record that is to be Deleted.
  72. Press Enter to Delete Record and return to the View Table.
  73. Press Esc to return to the View Table without the Record being
  74. Deleted
  75. ADDING RECORDS * DELETING RECORDS * CHANGING RECORDS * MAIN HELP MENU
  76. AFORM_1  
  77. CFORM_4  
  78. DFORM_2  
  79. MMAIN    
  80. DELETING RECORDS
  81. To Delete a Record from your database.
  82. From any View Table highlight a record to Delete.
  83. Press the DELETE Key.
  84. The Data Entry Form will display the Record that is to be Deleted.
  85. Press Enter to Delete Record.
  86. Press Esc to return to the View Table without Deletng the record.
  87. ADDING RECORDS * CHANGING RECORDS * DATA ENTRY FORM * MAIN HELP MENU
  88. DFORM_3  
  89. AFORM_1  
  90. RMAIN    
  91. CHANGING RECORDS
  92. To change the data in a record you have already added to the Database.
  93. Highlight the record you'd like to change and press Enter.
  94. The Data Entry Form will display the record to be changed. Make the
  95. changes needed and press Control + Enter to save changes. Or press
  96. Enter on the last field to save changes. Pressing Esc will return
  97. you to the View Table without saving the changes you made.
  98.      DELETING RECORDS * ADDING RECORDS * RETURN TO MAIN HELP MENU
  99. DFORM_2  
  100. LTABLE_1     
  101. SSEARCH  
  102. PPRINT_1 
  103. OOPT_1   
  104. HFKEYS   
  105. Help Menu
  106.  Data Entry Forms
  107.  Lookup Tables
  108.  Searching For A File 
  109.  Printing Reports
  110.  Options Menu
  111.  Hot Keys
  112. tlMAIN    
  113.  !Options Menu
  114. The Options Menu gives you basic information about your system.
  115. The System Time & Date
  116. Reported by DOS
  117. Conventional Memory
  118. 640k and below
  119. Number Of Records in Clients and Contacts
  120. Path for Clients & Contacts Program Files
  121.   The Menu allows you to :
  122. Optimize Databases
  123. This will open a submenu. Select Database press
  124. Enter. This will Reindex, Pack, and reclaim
  125. unsed space in each data file. Keeping files as
  126. small and fast as possible.
  127. Change Default Name..Change the name that appears on Program and Report
  128. Headers.
  129. Export Selections
  130.  Allow you to export you files to a format
  131. suitable for other programs. dBase, Lotus etc.
  132.  lMAIN    
  133. Printing Reports & Mailing Labels
  134.   Select Print Menu from the Main Menu.
  135. A list of Reports and Mailing Labels will pop up. Select the one
  136. you want and press Enter. A Menu will pop up allowing you to filter
  137. your report. The filter fields are case sensitive.
  138.   Next you will have the option of sending your report or labels to a File,
  139. the printer or computer screen.
  140. If you are sending the report or label to the printer; you can print  
  141. out any number of copies you would like and  use any printer connected
  142. any LPT port or Com Port.
  143. If you selected Screen
  144.  Your report will be sent to your monitor.
  145. Use the arrow keys to view the report.
  146. If you selected File
  147.  You will be prompted for a file name. You
  148. may also include a drive & directory if you wish.
  149. EXAMPLE C:\WORDSTAR\PERSONAL.TXT
  150. MAIN    
  151. Searching For A File
  152. Each View Table will give you the option of three search functions.
  153. <F8> Search Notes Page:
  154. Use this function to search for any word or phrase in the notes
  155. page.
  156. All the records that meet your search will be displayed in the
  157. Seach View Table in scroll fashion.
  158. <F3> Filtered Search:
  159. This function will allow you to list a filtered group of Clients by
  160. Company Name or Last Name.  Or this can be used to find a single or
  161. group of Clients by Company Name or Last Name.
  162. All filtered records will be displayed in a View Tabel in scroll
  163. fashion.
  164. Hot Field Search:
  165. Start typing and the highlight bar will move to the closest match.
  166. RMAIN    
  167. VTABLE_2 
  168. TFORM_2  
  169. VIEW TABLE SORTED BY COMPANY NAME
  170. This View Table will list all your records in alphabetical order.
  171. The records will first be listed by company name. If a company name
  172. appears more than once a second sort will be done. The second sort
  173. will use the last name of the "Person To Contact".
  174. The following may be done at any View Table:
  175. Insert or Gray+
  176.  Add Records
  177. Delete
  178. ." Delete Records
  179. .& Search Notes
  180. Enter
  181. .# Edit Records
  182. ALT+C
  183. .# Copy Highlighted Record
  184. Arrow Up or Down
  185.  Browse Records One By One
  186. Page Up or Dowm
  187.  Browse Records Page By Page
  188. .% Return to the Opening Screen
  189. .& Filtered Sort.
  190.  RETURN TO MAIN HELP MENU
  191. VIEW TABLE SORTED BY DATE
  192. THE DATA ENTRY FORM 
  193. RMAIN    
  194. VTABLE_1 
  195. TFORM_2  
  196. VIEW TABLE SORTED BY CONTACT DATE
  197. This View Table will list all your records by contact date in reverse
  198. order.
  199. The records will first be listed by company name. If a company name
  200. appears more than once a second sort will be done. The second sort
  201. will use the last name of the "Person To Contact".
  202. The following may be done at any View Table:
  203. Insert or Gray+
  204.  Add Records
  205. Delete
  206. ." Delete Records
  207. .& Search Notes
  208. Enter
  209. .# Edit Records
  210. ALT+C
  211. .# Copy Highlighted Record
  212. Arrow Up or Down
  213.  Browse Records One By One
  214. Page Up or Dowm
  215.  Browse Records Page By Page
  216. .% Return to the Opening Screen
  217. .& Filtered Sort.
  218.  RETURN TO MAIN HELP MENU
  219. VIEW TABLE SORTED BY COMPANY THE DATA ENTRY FORM 
  220. CONTROL 
  221. FKEYS   I
  222. FORM_1  :
  223. FORM_2  |
  224. FORM_3  
  225. FORM_4  
  226. MAIN    
  227. OPT_1   
  228. PRINT_1 
  229. SEARCH  
  230. TABLE_1 
  231. TABLE_2 M)
  232.